Phương pháp 5s là gì? Những kiến thức cơ bản về 5s

5s là gì trong doanh nghiệp?

Quy tắc 5s hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng để cải thiện hiệu suất làm việc. Trong đó, Nhật Bản được xem là một trong những nước áp dụng tiên phong thành công nhất hiện nay. Phương pháp này trở thành xu hướng xử lý công việc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc áp dụng đến. 

Khái niệm 5s

Phương pháp làm việc 5s là gì? - 5s là phương pháp làm việc dành cho nhân viên để cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp nói chung. Cách làm việc của 5s giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc để tạo ra một môi trường có trật tự, sạch sẽ, vệ sinh và gọn gàng. Về cơ bản, hệ thống 5s sẽ giúp mọi dụng cụ tại doanh nghiệp được đặt đúng chỗ. Người làm việc sẽ thao tác dễ dàng, an toàn và nhanh chóng hơn. 

Cụm từ “5s” viết tắt từ 5 chữ cái S đầu trong tiếng Nhật, bao gồm:

• Seiri: Sort: Sàng lọc

• Seiton: Set in Order: sắp xếp

• Seiso: Shine: Sạch sẽ

• Seiketsu: Standardize: Săn sóc

• Shitsuke: Sustain: Sẵn sàng. 

Nguồn gốc hình thành của 5s là gì?

Phương pháp 5s bắt đầu từ Nhật Bản vào khoảng đầu giữa thế kỷ XX và được áp dụng đầu tiên bởi hãng xe Toyota nổi tiếng. Lúc bấy giờ, các nhà lãnh đạo của Toyota mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời, họ cũng muốn hạn chế tối thiểu sự lãng phí trong dây chuyền sản xuất. 

Hệ thống sản xuất của họ kết hợp của nhiều phương pháp sản xuất khác nhau cùng lúc như Jidoka. Phương pháp 5s cũng là một trong các hệ thống làm việc được Toyota áp dụng thời điểm ấy. Kể từ thời điểm áp dụng phương pháp 5s, toàn thể nhân viên của Toyota tìm kiếm công cụ dễ dàng hơn, an toàn hơn. 

Mọi vật dụng được sắp xếp ngăn nắp, dễ tìm và không gây lãng phí như trước. Từ đó, việc sản xuất ít lãng phí hơn và hiệu suất làm việc hiệu quả hơn. Kể từ thời điểm thành công của phương pháp 5s tại Toyota, nhiều công ty khác cũng đã áp dụng, lan rộng trên toàn thế giới. Đến ngày nay, 5s vẫn còn trở thành một trong các xu phương mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mong muốn được áp dụng.

Nhiệm vụ của 5s trong doanh nghiệp là gì?

Vậy nhiệm vụ của phương pháp 5s là gì? - Nhìn chung, phương pháp 5s ra đời với nhiệm vụ trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc của nhân viên. Phương pháp này giúp tạo ra mối liên kết giữa các nhân viên trong một doanh nghiệp với môi trường làm việc. 

5s sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của toàn thể nhân viên lên mức cao nhất từ những khâu nhỏ nhặt đến việc phức tạp. Nhân viên sẽ có trách nhiệm làm việc cao hơn. Từ đó, hệ quả công việc đầu ra tốt hơn. 

Phương pháp 5s còn có nhiệm vụ là xây dựng tổ chức doanh nghiệp có trật tự. Không có sự bừa bộn nào từ không gian cho đến cách làm việc. Mọi nhân viên đều được làm việc trong một môi trường thuận lợi, an toàn nhất. Cơ bản nhất như dụng cụ cá nhân nhân viên được đặt đúng chỗ, góc làm việc gọn gàng. Quy trình làm việc có kế hoạch, cụ thể, không “đầu voi đuôi chuột”. Ban lãnh đạo, quản lý sẽ được phát huy tối đa hiệu quả vai trò của mình. 

Các bước thực hiện 5s như thế nào?

Có thể nói, phương pháp 5s rất cần được triển khai trong doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ sở sản xuất, nhà xưởng. Vậy các bước thực hiện của hệ thống 5s là gì? Dưới đây, Gofiber sẽ hướng dẫn các bước thực hiện cơ bản cho bạn như sau:

Bước 1 - Chuẩn bị, lên kế hoạch thật chi tiết 

Bước đầu tiên để bắt đầu áp dụng phương pháp 5s là người chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ càng. Hãy chuẩn bị các nhân sự để chịu trách nhiệm cho 5s, bao gồm: trưởng ban, phó ban, thư ký và người phụ trách ảnh. 

Bộ phận này khi đã lên kế hoạch xong thì phổ biến đến các phòng ban khác. Sau khi đã truyền đạt thông tin, nhóm nhân sự này sẽ trực tiếp giám sát, đào tạo và đánh giá lại quy trình một lần nữa.

Bước 2 - Bắt đầu phát động phương pháp 5s cho toàn thể nhân viên

Nhóm nhân sự chịu trách nhiệm về xây dựng và phổ biến phương pháp 5s sẽ làm mọi cách để toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp nắm rõ về phương pháp này. Các nhân sự sẽ tuyên truyền những chính sách, cách làm việc đến các nhân viên còn lại thông qua hình ảnh, lời nói, biểu ngữ. 

Nếu như công ty vẫn chưa có kinh nghiệm triển khai thì người chủ có thể mời chuyên gia từ bên cung cấp thứ 3. Các chuyên gia này đã có kinh nghiệm nhiều năm về phương pháp 5s. Họ sẽ giúp phổ biến thông tin đến toàn thể nhân viên một cách dễ hiểu, cô đọng nhất.

Bước 3 - Tiến hành phân chia vệ sinh khu vực

Khi các nhân viên trong doanh nghiệp đã hiểu rõ về phương pháp 5s là gì thì lúc này doanh nghiệp sẽ phân chia vệ sinh. Các nhóm nhân viên sẽ chia thành từng khu vực cụ thể để vệ sinh nơi làm việc. Quá trình tổng vệ sinh phải có sự sôi nổi, năng động. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi thi đua và khen thưởng nhóm làm tốt nhất.

Bước 4 - Sàng lọc, loại bỏ hoặc sắp xếp lại những thứ cần thiết 

Các bộ phận trong doanh nghiệp đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể cho vật dụng nào tại nơi làm việc cần lưu giữ lại hoặc không. Sau khi đã suy xét, đánh giá, nhân viên bắt đầu thu dọn, loại bỏ những công cụ không cần thiết. Các vật dụng giữ lại sẽ được đặt ở nơi dễ thấy, cần thiết cho từng đối tượng.

Bước 5 - Duy trì, kỷ luật sự sạch sẽ, sắp xếp đã tạo

Toàn bộ nhân viên cần phối hợp, đồng nhất với nhau về bố trí mọi vật dụng. Sau đó, duy trì thói quen này. Đặt ra kỷ luật đối với những ai vi phạm.

Bước 6 - Đánh giá kết quả 5s

Những nhân sự chịu trách nhiệm với mô hình 5s sẽ đánh giá, ghi nhận hiệu quả. Từ đó, nhân sự sẽ đưa ra ưu nhược điểm của phương pháp này trong doanh nghiệp. Sau đó, nhân sự đưa ra giải pháp mới để khắc phục.

Doanh nghiệp nhận được gì khi áp dụng phương pháp 5s?

Doanh nghiệp khi áp dụng mô hình 5s sẽ nhận được những gì? Lợi ích khi áp dụng 5s là gì đối với doanh nghiệp? Thực tế, doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích khi áp dụng mô hình 5s, cụ thể như:

• Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, an toàn, nâng cao sức khỏe thể chất lẫn tinh thần cho nhân viên.

• Giảm thiểu sự cố tại nơi làm việc.

• Giảm mức độ xuống cấp của máy móc, công cụ làm việc và cơ sở hạ tầng của văn phòng.

• Trong công tác văn thư lưu trữ: sắp xếp rõ ràng theo mức độ quan trọng của tài liệu để phục vụ nhu cầu doanh nghiệp.

• Tạo sự ngăn nắp, tiết kiệm thời gian để tác nghiệp, giảm sai sót, phát huy sáng tạo cho nhân viên.

• Tạo ấn tượng tốt cho những đơn vị khi đến doanh nghiệp hợp tác.

• Nâng cao chất lượng làm việc, tạo môi trường chuyên nghiệp.

• Tạo tính kỷ luật cho toàn bộ nhân sự.

• Hàng hóa không bị lãng phí, nhân viên có lối sống nề nếp hơn.

• Hiệu suất làm việc tăng cao.

Trên đây, Gofiber đã giúp bạn giải đáp các câu hỏi xoay quanh vấn đề 5s là gì. Hy vọng với các thông tin trên, bạn đã có thể hiểu rõ hơn về phương pháp cải thiện khả năng làm việc trong doanh nghiệp này. Từ đó, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn.