CSF là gì? 5 bước xác định và phát triển CSF

Khái niệm CSF

Khái niệm CSF được D Ronald Daniel đưa vào sử dụng vào khoảng thập niên 60 và từ đó phổ biến rộng rãi nhằm hỗ trợ chiến lược cho các dự án marketing.

CSF là gì?

CSF (Critical Success Factors) - tạm dịch là yếu tố thành công then chốt. Về cơ bản, CSF là yếu tố của một dự án, tổ chức mà nó có ý nghĩa sống còn đối với sự thành công của dự án, tổ chức đó.

Khái niệm CSF lần đầu được phát triển bởi D Ronald Daniel trong bài viết “Khủng hoảng thông tin quản lý”. John F Rockart đã định nghĩa khái niệm CSF như sau:

“CSF là mọi khía cạnh then chốt của một doanh nghiệp mà nếu ta đạt được thì sẽ đảm bảo tính thành công về mặt cạnh tranh cho doanh nghiệp đó. CSF phải diễn ra đúng hướng để doanh nghiệp phát triển, nếu các kết quả doanh nghiệp đạt được trong lĩnh vực không phù hợp, kết quả hoạt động của doanh nghiệp đó sẽ thấp hơn so với mong đợi.”

Bạn có thể hiểu đơn giản là CSD bao gồm những yếu tố sống còn trong công ty, yếu tố đó cho phép doanh nghiệp đạt được mục tiêu mà họ đã đặt ra cho tương lai. Nếu các nhà quản lý dự án liệt kê đúng yếu tố ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu dài và ngắn hạn thì có thể thành công của họ nhanh hơn. Ví dụ: tăng doanh thu trong bán hàng.

Ý nghĩa của CSF là gì?

Doanh nghiệp khi thực hiện giao tiếp, đo lường CSF hiệu quả thì sẽ nhận được những lợi ích như:

• Loại bỏ một số chỉ số đo lường không có tác động đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Từ đó tối ưu thêm nguồn lực và chi phí.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, không cần phải bỏ nhiều công sức cho các nhiệm vụ thừa thải như làm báo cáo, tổ chức cuộc họp.

• Hỗ trợ nhân viên nhất quán với mục tiêu của tổ chức và điều chỉnh sự ưu tiên trong công việc hàng ngày.

Các loại CSF hiện nay

Trong quá trình tìm hiểu về CSF là gì, có thể bạn sẽ gặp phải các loại CSF khác nhau. Nhưng thông thường chúng được chia làm 4 loại chính sau:

• CSF ngành: doanh nghiệp nên theo dõi các xu hướng mới liên quan đến ngành để duy trì tính cạnh tranh. Nếu bạn đã xác định được điều phù hợp nhất cho doanh nghiệp, bạn có thể lập danh sách các nhiệm vụ cần làm để đạt đến mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.

• CSF môi trường: bao gồm các yếu tố mà doanh nghiệp không thể kiểm soát. Tuy nhiên, marketer vẫn cần theo dõi, hành động khi cần thiết để nổi bật trên thị trường. Một số yếu tố môi trường phổ biến như: chính sách công, nền kinh tế, công nghệ mới hay hành động của đối thủ.

• CSF chiến lược: yếu tố này phụ thuộc vào chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Bạn cần xác định cách tiếp thị doanh nghiệp và sản phẩm và vị trí mà bạn muốn đạt được.

• CSF giai đoạn: là các thay đổi và sự tăng trưởng trong nội bộ doanh nghiệp. Những thay đổi này thường chỉ tồn tại trong một thời gian ngắn. Những rào cản, thách thức có thể quyết định CSF này. Ví dụ: một doanh nghiệp đang mở rộng nhanh có thể có CSF tăng doanh số bán hàng quốc tế.

  

5 bước xác định và phát triển CSF

Vậy cách xác định và phát triển CSF là gì? Để xác định, nghiên cứu và phát triển CSF cho doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện theo 5 bước sau:

1. Nghiên cứu sứ mệnh, giá trị và chiến lược

Bạn cần dành thời gian để nghiên cứu sứ mệnh, giá trị và chiến lực của doanh nghiệp của bạn. Hãy lưu ý đến những thách thức, ưu tiên chính mà doanh nghiệp cần tập trung vào thời điểm này là gì?

Nếu không chắc chắn về các thông tin trên, hãy thực hiện phân tích PEST nhằm hiểu rõ hơn các yếu tố thị trường bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện phân tích SWOT để xác định mức độ “trang bị” của bạn trước những thách thức thị trường. Cách tiếp cận toàn diện này giúp bạn làm rõ những cải tiến nào cần được thực hiện và thực hiện nó ở đâu.

2. Xác định mục tiêu chiến lược và CSF ứng viên

Hãy xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp - những mục tiêu này thường liên kết với “sứ mệnh, giá trị” đã nó ở phần trước. Sau đó, ở mỗi mục tiêu, bạn hãy tự hỏi “chúng ta sẽ làm được điều đó bằng cách nào?”.

Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu chiến lược của bạn là “giảm lãng phí trong năm tới” thì bạn cần một số yếu tố thành công như:

• Đầu tư nhiều vào năng lượng tái tạo.

• Giảm lượng khí carbon.

• Cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng.

3. Đánh giá và ưu tiên CSF của bạn

Ở bước này, hãy xem xét các CSF thực sự cần thiết. Thông qua đó, bạn sẽ thấy một vài CSF được liên kết và có phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ: có 2 CSF “tăng thị phần trên thị trường” và “để thu hút khách hàng mới” thì cái sau sẽ cần ưu tiên hơn. Vì chỉ khi thu hút khách hàng mới, thì bạn mới có thể chi trả cho “thị phần trên thị trường”.

4. Truyền đạt CSF đến các bên liên quan

Khi bạn đã xác định được các CSF của mình, hãy tiếp tục nghĩ về những “đối tượng” phù hợp nhất để giúp bạn đạt được mục đích ban đầu. Những bộ phận (hoặc con người) nào sẽ phải chịu trách nhiệm về chúng? Những hoạt động nào sẽ là “chìa khóa” giúp bạn đạt được CSF của mình?

Khi bạn đã trả lời được các câu hỏi này, hãy truyền đạt CSF của mình đến những người liên quan. Đảm bảo rằng họ đều hiểu tại sao doanh nghiệp cần đạt được nó và bạn hy vọng mức độ thành công như thế nào.

5. Theo dõi và đo lường tiến độ

Cuối cùng trong các bước xác định và phát triển CSF là gì? Hãy theo dõi và đo lường tiến đó - mặc dù là bước cuối nhưng nó khá phức tạp vì CSF rất rộng và đòi hỏi một số yêu cầu từ các phòng ban khác.

Một cách theo dõi và đo lường tiến độ hiệu quả là bạn cần đặt một số KPI khác nhau dựa vào CSF. Ví dụ: nếu một trong các CSF của bạn có giảm lượng Carbon thì bạn có thể tạo KPI như “giảm 30% khí thải carbon vào đầu năm 2040”.

Ví dụ về Critical Success Factors

Một công ty nông sản tên “Freshest Farm Produce” có nhiệm vụ là “trở thành cửa hàng nông sản số 1 tại Main Street bằng cách bán những nông sản tươi và chất lượng nhất”. Mục tiêu chiến lược của công ty nông sản này bao gồm:

• Chiếm 25% thị phần ngay tại địa phương.

• Thực hiện đúng cam kết “đưa sản phẩm từ nông trại đến tay người tiêu dùng trong 24h cho 75% sản phẩm”.

• Duy trì mức độ hài lòng của khách hàng đạt 98%.

• Có đủ không gian để chứa nhiều loại sản phẩm theo mong muốn của khách hàng.

• Mở rộng phạm vi sản phẩm của công ty để thu hút nhiều khách hàng hơn.

Sự khác biệt giữa KPI và CSF là gì?

Nếu bạn là một marketer, hiểu hơn về CSF là gì sẽ giúp hành trình SEO website và bán hàng trở nên hiệu quả hơn. Hy vọng những kiến thức trên đây sẽ giúp bạn trên hành trình sắp tới nhé!

>> Xem thêm: Chỉ số KPI là gì và ứng dụng của KPI trong quản lý doanh nghiệp