451 
Workshop là gì?
Có bao giờ bạn lướt mạng xã hội và bắt gặp những lời mời tham dự "workshop" chưa? Chắc hẳn, lần đầu tiếp xúc với khái niệm này, không ít người dùng thắc mắc workshop là gì hay workshop có lợi gì khi tổ chức hoặc tham dự.
Khái niệm về Workshop
Workshop được hiểu cơ bản là một chuỗi hoạt động để thảo luận, trao đổi về một chủ đề cụ thể nào đó. Workshop tại Việt Nam thường là các buổi hội thảo, trao đổi kiến thức, kỹ năng, phương pháp về ngành nghề, kiến thức cho mọi đối tượng.
Trong một buổi workshop sẽ có phần trình bày của 1 hoặc một vài diễn giả. MC sẽ là người đóng vai trò cầu nối giữa khán giả bên dưới và diễn giả. Tùy theo độ "nổi tiếng" và sự phổ biến của workshop, số lượng khán giả có thể từ vài chục đến hàng trăm, nghìn người tham gia.
Một Workshop hoạt động như thế nào?
Trước khi bắt đầu diễn ra buổi workshop chính thức, đơn vị tổ chức sẽ có những bài viết truyền thông, giới thiệu để thu hút khán giả. Thời gian để giới thiệu cho một buổi workshop có thể kéo dài khoảng vài tuần cho đến 1 tháng.
Khi đến thời điểm diễn ra workshop, dù là ở lĩnh vực nào cũng thường có 2 phần cơ bản như sau:
- Nửa thời gian đầu: các diễn giả, chuyên gia chia sẻ kiến thức, kỹ năng của họ xoay quanh lĩnh vực mà workshop đang hướng đến.
- Nửa thời gian sau: toàn bộ người tham dự và chuyên gia sẽ cùng nhau đi sâu hơn vào chủ đề chính của buổi workshop. Các khán giả thường đặt câu hỏi, trò chuyện hoặc giao lưu cùng với các khách mời.
Những lợi ích của việc tạo một buổi Workshop
Trong thời gian gần đây, workshop ngày càng phát triển khi khái niệm "phát triển bản thân" đang dần được nhiều giới trẻ đón nhận. Workshop không chỉ đơn thuần là nơi khán giả nghe những chia sẻ từ diễn giả như trước. Nhiều lợi ích mà workshop mang lại cho cả diễn giả và khán giả có thể bạn không ngờ đến. Điển hình như:
Tăng khả năng tư duy, sáng tạo
Đối với khán giả trong một buổi workshop, nếu như bạn đến với tâm thế là học hỏi, tìm tòi thông tin mới thì mọi kiến thức từ diễn giả sẽ mang đến nguồn thông tin khổng lồ cho bạn. Không những thế, trong quá trình trả lời vấn đáp, câu hỏi dành cho diễn giả, bạn sẽ có cơ hội học thêm tư duy mới. Nếu kiến thức họ cho bạn "có chút khác biệt", bạn có thể tự do phản biện lại. Về lâu dài, tư duy của người tham gia workshop được nâng cao.
Đối với diễn giả, để được mời tham gia vào một buổi workshop, bạn phải là người có chuyên môn nhất định trong lĩnh vực liên quan. Thông thường, để chuẩn bị cho workshop, diễn giả sẽ phải chuẩn bị nội dung mình muốn nói rất nhiều. Thường xuyên học hỏi, tư duy và thuyết trình trước đám đông sẽ giúp tăng khả năng sáng tạo cho bạn.
Đoàn kết các thành viên, phát huy kỹ năng làm việc nhóm
Đối với đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân chuẩn bị nên workshop, chắc chắn bạn sẽ nhận được nhiều hơn những kiến thức của buổi workshop đó. Để chuẩn bị cho workshop, nhân viên sẽ phải đảm bảo thu hút được lượng khán giả nhất định. Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật cũng phải đảm bảo toàn bộ đường truyền, thiết bị đang chạy ở trạng thái ổn định nhất.
Đội ngũ chuẩn bị phía sau về ghế ngồi, thiết bị khác, micro, nội dung workshop... Đều phải thật kỹ lưỡng. Để làm được những điều trên, các thành viên phải làm việc đoàn kết trong một tập thể. Nhờ đó, kỹ năng làm việc nhóm của các bạn sẽ được tăng cao. Tất nhiên, một số kỹ năng khác về chuyên môn như kỹ năng đàm phán, viết email mời diễn giả, edit, design... tùy theo từng nhân viên mà cũng được cải thiện không kém.
Hoàn thiện kỹ năng chuyên môn
Để chuẩn bị trước cho một buổi workshop, đội ngũ phía sau sẽ phải làm rất nhiều công việc. Nhân viên thiết kế phải design những banner, ảnh đăng Facebook, quảng cáo... Nhân viên content phải lên nội dung phù hợp. Ban nhân sự sẽ phải có người chuẩn bị viết email mời diễn giả. Nhân viên kỹ thuật chuẩn bị thiết bị, ghế ngồi. Mỗi nhân viên khi chuẩn bị workshop đều phải tập trung toàn bộ kỹ năng cá nhân, học hỏi thêm nhanh chóng để đáp ứng được công việc.
Đối với khán giả và diễn giả, thông qua workshop, họ có thể hiểu rõ hoặc có góc nhìn mới liên quan đến vấn đề nói đến trong workshop. Nếu workshop đang nói đến kỹ năng chuyên môn làm việc, đời sống thì chắc hẳn rằng bạn sẽ học được thêm nhiều điều mới lạ hơn.
Cải thiện khả năng thuyết trình, lên kế hoạch
Đối với những người tham gia diễn giả hoặc MC, bạn sẽ phải truyền đạt rất nhiều thông tin đến khán giả của mình. Để thông tin đến được người khác một cách logic nhất, chắc chắn bạn sẽ phải có một phần nào đó khả năng thuyết trình. Thông qua workshop, dù bạn có thuyết trình tốt hay không trước đó, thì bạn vẫn có thêm cho mình kinh nghiệm nói trước đám đông.
Trước khi chuẩn bị workshop, diễn giả lẫn ban tổ chức phải chuẩn bị rất nhiều về nội dung, thiết bị, quảng bá. Mọi điều đó sẽ không thể nào thực hiện một cách trơn tru nếu như không được lên kế hoạch trước phải không nào. Nhờ có workshop, bạn sẽ có thêm kinh nghiệm trong việc chuẩn bị một sự kiện nào đó lớn trong đời sống, công việc.
Quảng bá thương hiệu tiết kiệm chi phí
Nhắc đến lợi ích từ workshop, chắc chắn không thể nào quên khả năng quảng bá thương hiệu cho đơn vị tổ chức lẫn diễn giả. Chỉ với một buổi workshop thành công, nhiều người sẽ biết đến bạn hơn. Tất nhiên, khán giả có yêu thích bạn sau buổi workshop hay không thì họ cũng đã biết đến bạn. Nhờ đó, cả ban tổ chức lẫn diễn giả sẽ có cơ hội quảng bá thương hiệu của mình một cách tiết kiệm chi phí nhất.
» Xem thêm: Thương hiệu cá nhân - Khẳng định mình giữa thời đại toàn cầu hóa
Quy trình cơ bản để lên kế hoạch, tổ chức Workshop
Workshop quả thực mang lại rất nhiều lợi ích, không chỉ cho ban tổ chức, diễn giả mà cả đối với khán giả. Vậy nếu bạn đang "nhen nhóm" một ý định tổ chức workshop thì cần phải chuẩn bị làm những gì? Đừng lo lắng, Gofiber sẽ cho bạn một số gợi ý sau đây:
Chuẩn bị nhân sự
Để chuẩn bị chuỗi workshop hoàn hảo nhất, chắc chắn chúng ta không thể làm chỉ với 1 hoặc 2 người. Bạn sẽ phải chuẩn bị một đội ngũ "hùng hậu" phía sau. Để chuẩn bị cho workshop, đội ngũ phía sau của bạn cần có tối thiểu các ban như:
- Ban nhân sự: những người đóng vai trò đốc thúc deadline, trao đổi nội dung giữa các thành viên, giải quyết các vấn đề tồn đọng liên quan đến nhóm làm việc. Việc liên hệ đến diễn giả, tìm diễn giả phù hợp, liên hệ đến họ cũng do nhân sự làm.
- Ban kỹ thuật: những người làm việc liên quan đến thiết bị âm thanh, điện tử. Họ sẽ phải đảm bảo vấn đề về loa, micro, khán đài, các thiết bị âm thanh khác, máy tính. Nếu workshop dạng workshop online thì phải chuẩn bị phòng họp, đường truyền có ổn định hay không.
- Ban nội dung: chuẩn bị về phần content để quảng bá, lên nội dung, kế hoạch cho buổi workshop. Họ cũng có thể là người lên các trò chơi, câu hỏi kèm theo nếu workshop có vẻ hơi "vắng".
- Ban thiết kế: những người thuộc ban thiết kế sẽ tạo hình ảnh để đăng kèm nội dung trong chiến dịch quảng bá workshop. Một bộ phận nhỏ của ban thiết kế sẽ phải tạo video để quảng bá (nếu cần).
- Ban hậu cần: đội ngũ hỗ trợ cho mọi ban khác, họ sẽ là người chuẩn bị nước trong workshop. Hỗ trợ các ban khác khi cần thiết.
- MC: người trao đổi với diễn giả và khán giả, cầu nối giữa đôi bên và giúp cuộc trò chuyện luôn diễn ra suôn sẻ.
Lên kế hoạch, thời gian hoàn thành và phân chia công việc
Các phân ban để tạo và quảng bá workshop cho khán giả sẽ chẳng thể thực hiện được công việc nếu thiếu đi người chủ lên kế hoạch. Người đó sẽ là chủ ban tổ chức. Họ sẽ phải lên kế hoạch cụ thể về nhiệm vụ của từng phân ban. Không những thế, khi công việc đã được lên, họ sẽ đưa thời gian hoàn thành (deadline).
Nhờ đó, quá trình xây dựng và quảng bá workshop được diễn ra "trơn tru" hơn. Nếu có mắc sai lầm nào, người đứng đầu sẽ biết phải làm gì, điều chỉnh những gì.
Xác định các diễn giả tham gia buổi Workshop
Khi đã có ý tưởng về workshop, chắc chắn chúng ta không thể thiếu những "linh hồn" của buổi workshop đó. Những nhân vật chính của workshop sẽ là các diễn giả. Nhưng diễn giả nào mới phù hợp với workshop của bạn đây?
Nếu bạn là người có vai trò trong việc tìm diễn giả, thì trước hết hãy thử tìm thông qua mạng Internet. Những diễn giả sẽ là người có thương hiệu cá nhân liên quan đến lĩnh vực mà doanh nghiệp đang nói đến.
Chẳng hạn, nếu bạn muốn tạo workshop về sách, hãy thử mời diễn giả là tác giả một cuốn sách nổi tiếng tại Việt Nam. Hoặc bạn cũng có thể mời những blogger chuyên review về sách, dịch giả hoặc một giáo sư văn học.
Tập dược trước, kiểm tra âm thanh, hình ảnh, trang phục, kịch bản
Trước ngày bắt đầu workshop khoảng 2 - 3 ngày hoặc trước 1 ngày, ban tổ chức và diễn giả (nếu cần) hãy tập luyện trước. Đây có thể là buổi thử nghiệm về hình ảnh, âm thanh, trang phục, kịch bản (nếu có).
Nhờ đó, nếu có sai sót nào, đội ngũ kỹ thuật sẽ biết điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp hơn. Đây cũng là cách để tránh tình trạng workshop gặp nhiều lỗi như thiếu vật tư, sai thời gian...
Bắt đầu buổi Workshop
Trong quá trình tổ chức workshop, chắc chắn không ai trong đội ngũ phía sau "lơ là" công việc. Nhất là ban hậu cần, kỹ thuật và nhân sự. Nhân viên kỹ thuật phải luôn đảm bảo các trang thiết bị ổn định, nếu gặp sự cố bất ngờ thì nhờ lần tập duyệt trước bạn cũng biết cách xử lý theo phương án B C D. MC cùng ban hậu cần sẽ phải chuẩn bị các phương án B C D nếu gặp tình huống khó khăn như khán giả đưa ra câu hỏi nhạy cảm hoặc không có ai đưa ra câu hỏi cho diễn giả.
Tổng kết sau Workshop
Nhà tài trợ cho buổi workshop có thể ghi hình lại và phát lại lần sau (dành cho những ai chưa thể tham gia workshop được). Cách này sẽ giúp nhiều khán giả biết đến bên tổ chức và diễn giả nhiều hơn, nhất là khi không phải ai cũng có thời gian tham gia workshop.
Trên đây, Gofiber đã giải đáp cho bạn các vấn đề xoay quanh workshop và hướng dẫn cho bạn tạo workshop thì phải thực hiện quy trình như thế nào. Chúc bạn thành công với workshop sắp tới của mình nhé!
