Hướng dẫn sử dụng Webmail trong cPanel toàn tập cho người mới

Webmail trong cPanel là gì?

Webmail là một dịch vụ cho phép người dùng gửi và nhận email thông qua trình duyệt web. Để sử dụng email truyền thống, người dùng cần tải phần mềm về máy tính hoặc điện thoại. Webmail thì không như vậy. Người sử dụng có thể viết email từ bất kỳ đâu có kết nối internet mà không cần cài đặt phần mềm email riêng biệt. Các dịch vụ webmail phổ biến bao gồm Gmail của Google, Outlook của Microsoft, Yahoo Mail,...

Trong cPanel, Webmail là một ứng dụng email tích hợp sẵn cho phép người dùng quản lý các tài khoản email của họ trực tiếp thông qua giao diện web. Bạn vẫn có thể sử dụng được các tính năng cơ bản của email và còn nhiều chức năng đặc biệt khác. Ngoài ra, Webmail cũng cho phép thiết lập nhiều tài khoản email cùng một lúc và quản lý dễ dàng.

Cách truy cập Webmail trong cPanel

Có hai cách để truy cập vào Webmail trong cPanel. 

Cách 1: Đăng nhập trực tiếp trên cPanel

• Quản trị viên đăng nhập vào tài khoản cPanel của mình.

• Tại trang quản lý, bạn kéo xuống và tìm mục Email, sau đó chọn Email Accounts.

• Lúc này, trên màn hình của bạn sẽ xuất hiện một dãy các email. Đây là những email bạn đã sử dụng được lưu lại. Bạn tìm Webmail mình muốn rồi chọn Check Email để truy cập vào Webmail.

Cách 2: Đăng nhập Webmail thông qua đường dẫn

• Bạn vào trang chủ của Webmail bằng đường dẫn webmail.domain. Trong đó, domain là tên miền mà bạn đã tạo trên gói hosting.

• Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại đăng nhập, bạn nhập Email và Password của mình như bình thường.

• Hệ thống có 2 giao diện quản lý mail cho bạn lựa chọn là Roundcube và Horde, bạn chỉ cần lựa chọn 1 trong số đó và bắt đầu sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn Roundcube.

Lưu ý: Người dùng có thể tải một email client về máy tính như Outlook hoặc Mozilla Thunderbird. Bạn sẽ đăng nhập được vào Webmail thông qua giao thức POP3, khi chuyển hosting cũng không bị mất email.

Hướng dẫn sử dụng Webmail trong cPanel

Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm với việc sử dụng Webmail, hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn những thao tác cơ bản và thông tin hữu ích để bạn có thể quản lý mail từ giao diện trực tuyến của cPanel.

Cách gửi và nhận email trong Webmail

Bạn có thể sử dụng một trong hai cách trên để đăng nhập vào Webmail. Người dùng chọn giao diện muốn sử dụng, sau đó trang chủ sẽ xuất hiện. Trong trang chủ, những email được gửi tới sẽ xuất hiện giống trên Gmail hay Outlook. Để đọc email, bạn chỉ cần click chuột tại đó.

Để gửi thư trên Webmail, người dùng có thể chọn Compose (Soạn thư). Một trình soạn thảo quen thuộc sẽ hiện ra, bạn nhập các trường tên người nhận, tiêu đề, nội dung thư,... như bình thường rồi nhấn Send (Gửi). 

Để nhận thư trên Webmail: Chọn mục Thư => Hộp thư => Chọn một thư để mở xem nội dung bên trong. Bạn cũng có thể thực hiện các tác vụ khác như trả lời thư, chuyển tiếp mail, xóa hoặc có thể phân loại, lưu trữ mail...

Hướng dẫn tạo một thư mục trên Webmail

Tạo một thư mục trong Roundcube trên cPanel rất đơn giản và giúp bạn tổ chức và quản lý thư hiệu quả hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn tạo một thư mục mới trong Roundcube trên cPanel:

Bước 1: Trên giao diện Roundcube, bạn nhấp vào Thiết lập cấu hình => chọn Các thư mục => Click vào Tạo bên góc phải màn hình.

Bước 2: Tiến hành đặt tên thư mục => lựa chọn thư mục cha => nhấp vào Lưu để tạo thư mục thành công.

Tạo chữ ký email trên Webmail

Tạo chữ ký email trong Webmail giúp tạo sự chuyên nghiệp và cá nhân hóa cho các email bạn gửi đi, và nó có thể bao gồm thông tin liên hệ, chức vụ và các liên kết quan trọng. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Trên giao diện Roundcube, bạn nhấp vào Thiết lập cấu hình => nhấp chọn Các nhận diện => chọn tên user mail "yourmail@yourndomain". Trong mục Thiết lập cấu hình phía bên phải màn hình, bạn cần nhập các thông tin sau:

• Tên hiển thị: là tên người gửi thư.
• Thư điện tử: địa chỉ email của bạn.
• Tổ chức: có thể để tên cá nhân hoặc tên công ty.
• Trả lời cho: địa chỉ mail của người nhận.
• Người đồng nhận: là người nhận không thấy email của người khác cũng được nhận thư.

Bước 2: Sau khi điền các thông tin trên, sẽ xuất hiện màn hình thiết lập chữ ký => Click vào mục HTML Signature để soạn thảo chữ ký => Click vào "Save/Lưu" để tạo chữ ký thành công.

Cách thiết lập trả lời tự động và chống thư rác trên cPanel

Thiết lập trả lời email tự động trên cPanel

Các công ty, doanh nghiệp sử dụng Webmail để nhận thư từ nhiều khách hàng. Trong một số trường hợp, người quản trị có thể thiết lập trả lời tự động để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng. Dưới đây là cách cài đặt trả lời tự động trên Webmail:

• Trước tiên, truy cập vào tài khoản cPanel của bạn bằng cách sử dụng thông tin đăng nhập.

• Sau khi đăng nhập thành công, tìm và nhấp vào biểu tượng Autoresponders (Trả lời tự động) trong phần EMAIL của cPanel.

• Trong mục Managing, bạn chọn miền cụ thể từ menu thả xuống hoặc sử dụng lựa chọn mặc định All Domains. Sau đó người dùng nhấn nút Add Autoresponder.

• Trong trường Interval field, nhập số giờ kể từ khi nhận được email đến khi gửi thư trả lời tự động. Nếu bạn muốn email trả lời tức thì, hãy nhập số 0.

• Hoàn thành các trường còn lại của email trả lời tự động bằng cách sử dụng thẻ:

%subject%: Đồng bộ chủ đề của tin nhắn được trả lời tự động.

%from%: Tên người gửi thư nếu có của bộ trả lời tự động.

%email%: Địa chỉ của người gửi email.

• Sau khi hoàn thành, nhấp vào nút Create để thiết lập trả lời tự động.

• Bạn cũng có thể chỉnh sửa (Edit) hoặc xóa (Delete) cấu hình Autoresponder.

Cấu hình Spam Filters chống thư rác trên cPanel

Spam Filters trong cPanel là tính năng tạo bộ lọc mail giúp bạn có thể ngăn chặn và chống thư rác. Bạn có thể thiết lập tính năng chống thư rác bằng các bước sau:

• Truy cập vào tài khoản cPanel của bạn bằng cách sử dụng thông tin đăng nhập.

• Tìm và lựa chọn mục Spam Filters. Bật Process New Emails and Mark them as Spam để kích hoạt bộ lọc mail => Click vào Spam Threshold Score (5) để thiết lập điểm đánh giá SPAM của thư gửi đến.

• Điểm SPAM mặc định là 5, nhưng bạn có thể thiết lập cao hơn. Ở đây chúng tôi đề xuất là 8. Sau khi chọn xong bạn click vào Update Scoring Options để cập nhật.

Tính năng Whitelist và Blacklist trong Spam Filters là các công cụ quản lý danh sách các địa chỉ email, tên miền, hoặc địa chỉ IP mà bạn muốn chấp nhận (Whitelist) hoặc từ chối (Blacklist) trong quá trình lọc email, nhằm tùy chỉnh quá trình xử lý thư rác và thư điện tử không mong muốn.

• Bạn có thể tùy chỉnh Whitelist bằng cách nhấp vào Show Additional Configurations sau đó nhấp vào Edit Spam Whitelist Settings => Click Add A New "whilelist_from" Item để thêm địa chỉ email vào danh sách trắng.

• Tại mục whitelist_from bạn thể nhập một địa chỉ email cụ thể (ví dụ: info@gofiber.vn) hoặc có thể nhập một đuôi tên miền (ví dụ: *@gofiber.vn thì tất cả các email có đuôi @gofiber.vn sẽ được liệt vào danh sách trắng, bỏ qua bộ lọc Spam Filters vừa thiết lập ở trên).
• Sau khi nhập hoàn tất, bạn click vào Update Whitelist (whitelist_from) để cập nhật tính năng.

Đối với Edit Spam Blacklist Settings bạn cũng thực hiện các thao tác tương tự như Whitelist vừa thực hiện ở trên.

Vậy là trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Webmail trong cPanel chi tiết nhất. Truy cập ngay vào website của Gofiber để cập nhật thêm các thông tin về hướng dẫn cách sử dụng cPanel hoặc các panel quản lý hosting khác như aaPanel hay DirectAdmin nhé!