Khái niệm overhead cost là gì? Cách phân bố và giảm thiểu chi phí chung

Chi phí overhead cost là gì?

Trong kinh doanh, overhead cost có thể coi là chi phí gây tiêu hao nguồn lực lớn và khó kiểm soát nhất hiện nay. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu chưa có nhiều kinh nghiệm cần tìm hiểu thật kỹ về khái niệm overhead cost là gì này.

Khái niệm Overhead cost

Overhead cost là gì? - Thuật ngữ overhead cost dùng để chỉ các khoản chi phí liên quan đến việc vận hành hàng ngày trong một doanh nghiệp (Ongoing Business). Trong đó, khoản phí này không được tính chi phí nhân công hay chi phí nguyên vật liệt.

Trong thực tế, overhead cost có thể cố định hay tùy biến tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như số tiền cho một khoản riêng hay chi phí bắt buộc cho dự án nào đó. Bên cạnh đó, overhead cost cũng có thể là một khoản chi phí gián tiếp (Indirect cost) bao gồm như thuế, phí ngoài lương như thưởng, lương ngoài giờ, phí bồi dưỡng…

Đặc điểm của chi phí chung

Overhead cost (chi phí chung) có đặc điểm riêng là doanh nghiệp phải chi trả cho loại chi phí này liên tục dù có bán được bao nhiêu, nhiều hay ít sản phẩm/ dịch vụ. Chẳng hạn như chi phí vận hành văn phòng như: tiền thuê mặt bằng, thuê công xưởng, phí bảo hiểm, các chi phí dịch vụ của doanh nghiệp.

Các chi phí chung này cũng được cập nhật trên báo cáo thu nhập hàng tháng của doanh nghiệp và ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận chung sau cùng. Chính vì thế, doanh nghiệp phải có cách hạch toán các chi phí chung để xác định thu nhập ròng (lợi nhuận cuối). Trong đó, thu nhập ròng được tính bằng cách bạn trừ đi mọi chi phí sản xuất và các chi phí từ doanh thu thuần của công ty.

Overhead cost cũng có thể là chi phí cố định, tức là các khoản phí không thay đổi hoặc nó cũng có thể biến đổi tùy theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp là vừa, nhỏ hay doanh nghiệp lớn. Ví dụ như tiền thuê nhà, khấu hao tài sản cố định, lương nhân viên, phí bảo hiểm là chi phí cố định. Còn các chi phí khác như phí vận chuyển, gửi thư, marketing theo dự án là chi phí chung có biến đổi.

Cuối cùng, chi phí chung cũng có thể bán biến, nghĩa là doanh nghiệp có một phần là chi phí cố định và phần còn lại sẽ thay đổi tùy theo mức độ kinh doanh.

Các loại chi phí chung overhead cost

Nhìn chung, overhead cost có thể cố định hay biến đổi giảm tăng tùy vào quy mô kinh doanh, thậm chí là “bán biến”.

#1. Chi phí cố định

Chi phí overhead cost cố định là chi phí chung không biến đổi trong một thời gian dài và nó không thay đổi kể cả khi hoạt động kinh doanh lên hay xuống. Bất kể việc kinh doanh phát triển hay chậm lại thì chi phí này vẫn giữ nguyên.

Ví dụ: tiền thuê nhà, giấy phép hoạt động.

#2. Chi phí thay đổi

Chi phí chung biến đổi bao gồm các chi phí có sự biến động theo hoạt động của kinh doanh. Loại chi phí này không cố định, khi hoạt động kinh doanh phát triển, chi phí thay đổi cũng tăng theo. Ngược lại, nếu hoạt động kinh doanh chậm lại, chi phí biến đổi sẽ giảm đi.

Nhìn chung, chi phí này sẽ tùy thuộc vào khối lượng sản xuất và số lượng dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp.

Ví dụ: tiền gas cho bếp, phí bảo trì xe, chi phí vận chuyển, tiền điện, nước tùy theo mức độ sử dụng của bạn.

#3. Chi phí bán biến

Chi phí bán biến là sự kết hợp giữa chi phí thay đổi và chi phí cố định. Trong loại chi phí này, một số chi phí phát sinh bất kể hoạt động kinh doanh tăng hay giảm nhưng cũng có những chi phí tăng lên nếu hoạt động kinh doanh phát triển.

Ví dụ: loại chi phí bán biến đổi chẳng hạn như hoa hồng bán hàng trên lương nhân viên hay dịch vụ điện thoại với phí chuyển vùng bổ sung cộng thêm do đi công tác. Bất kỳ hóa đơn hoặc chi phí nào cũng có thể bắt đầu từ mức cơ bản dự đoán được nhưng sẽ thay đổi nếu mức sử dụng nó tăng lên.

#4. Các chi phí khác

Ngoài ra, overhead cost còn có các loại chi phí khác để phù hợp với doanh nghiệp. Ví dụ như chi phí chung áp dụng cho nhiều hạng mục hoạt động, chi phí chung hành chính theo truyền thống, bao gồm: chi phí liên quan đến việc quản lý, điều hành doanh nghiệp (kế toán, nhân sự, tiếp tân…).

>> Xem thêm: Conversion Cost là gì? Các kiến thức về Conversion Cost mà Marketer cần biết

Một số ví dụ về overhead cost

Một số ví dụ về overhead cost là gì phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đều có như:

• Tiền thuê nhà và các tiện ích như điện, nước, gas, internet, dịch vụ điện thoại: là nhóm chi phí liên quan đến việc duy trì hoạt động văn phòng, không gian sản xuất để kinh doanh.

• Chi phí quản lý: chi phí hành chính thường nằm trong top khía cạnh tốn kém nhất trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Loại phí này bao gồm chi phí dự trữ cho văn phòng như tiền lương, phí pháp lý, kiểm toán bên ngoài. Chi phí hành chính cũng bao gồm phí cấp giấy vệ sinh trong nhà vệ sinh của văn phòng cho đến thuê công ty kiểm toán bên ngoài để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hoạt động, thuế.

• Phí bảo hiểm: tùy vào mô hình mà công ty có nhiều hay ít loại bảo hiểm khác nhau. Loại phí này bao gồm bảo hiểm tài sản cơ bản để bảo vệ tài sản vật chất của công ty tránh hỏa hoạn, trộm cắp, lũ lụt. Thậm chí, chi phí này tính cả bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm sức khỏe nhân viên, bảo hiểm ô tô thuộc sở hữu của công ty. Mặc dù chi phí bảo hiểm không ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của doanh nghiệp nhưng lại ảnh hưởng đến vấn đề pháp lý.

• Các phí về đặc quyền của nhân viên: một số doanh nghiệp lớn cung cấp các lợi ích hấp dẫn cho nhân viên như đồ ăn nhẹ, cà phê, tổ chức đi chơi miễn phí… những chi phí này đều tính là chi phí chung vì chúng không có tác động trực tiếp vào hàng hóa hay dịch vụ của doanh nghiệp.

• Chi phí bổ sung như đăng ký các nền tảng họp ảo như Zoom cũng cần được tính vào chi phí chung của công ty.

  

Cách phân bố và giảm thiểu chi phí chung

Với các phân tích ở trên, hẳn chúng ta đều nhận thấy rằng, tìm hiểu về overhead cost là gì cực kỳ quan trọng. Vậy việc phân bố chi phí chung như thế nào và làm cách nào để giảm thiểu chi phí này? Nhất là khi overhead cost được coi là một trong những chi phí ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp?

Phân bố chi phí

Phân bố chi phí chung cực kỳ cần thiết, nhất là khi bạn muốn tính tổng chi phí sản xuất sản phẩm/ dịch vụ và để thiết lập giá bán có lãi.

• Tính tỷ lệ phân bố chi phí

Đầu tiên, bạn cần tính tỷ lệ phân bổ chi phí chung, để tính tỷ lệ thì bạn có nhiều cách tính khác nhau. Bạn có thể chia tổng chi phí chung cho số lượng sản phẩm đã bán hay chia tổng chi phí chung cho số giờ lao động trực tiếp.

Ví dụ: nếu tổng của chi phí chung để sản xuất một hộp bánh là 10.000 đồng và tổng giờ lao động là 150 giờ thì tỷ lệ phân bổ chi phí chung là: 10.000 / 150 = 66,6 đồng.

Kết quả trên có nghĩa là cứ mỗi giờ cần thiết để tạo ra một sản phẩm, bạn cần phân bổ tổng chi phí trị giá 66,6 đồng cho sản phẩm đó.

• Phân bổ chi phí chung

Việc áp dụng chi phí chung vào doanh nghiệp sẽ cần thực hiện bằng cách nhân tỷ lệ phân bổ chi phí chung với số giờ lao động trực tiếp cần thiết để tạo ra mỗi sản phẩm. Chẳng hạn, nếu sản phẩm X cần 24 giờ, bạn phải phân bổ 1598,4 đồng chi phí chung (24 giờ x 66,6 đồng) cho sản phẩm này.

Doanh nghiệp cũng cần giám sát các chi phí chung vì đôi khi loại chi phí này rút tiền kinh doanh một cách không cần thiết nếu bạn kiểm soát không đúng cách. Nếu không giám sát, chi phí chung có thể lớn hơn và trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp.

Cách giảm chi phí chung

Vậy cần phải làm gì nếu bạn đang muốn giảm chi phí chung trong kinh doanh? Một số cách mà bạn có thể làm để giảm đi phần nào chi phí chung phát sinh khi không cần thiết như:

• Đưa ra đánh giá không gian làm việc và cân nhắc đến phương hướng làm việc từ xa hay đổi vị trí văn phòng có giá thuê rẻ hơn.

• Tối đa thời gian sản xuất sản phẩm/ dịch vụ nhất có thể. Nếu được, hay sử dụng các quy trình tự động để đạt hiệu quả cao, loại bỏ thời gian dư thừa của nhân viên.

• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh để xem liệu mức giá của mình đã hợp lý nhất chưa.

• Mua vật tư với số lượng lớn để tiết kiệm chi phí.

• Sử dụng các dịch vụ kỹ thuật số để giảm mức tiêu thụ giấy. Chẳng hạn như sử dụng email thay vì viết thư tay để gửi hóa đơn thanh toán.

• Đăng ký các phần mềm hỗ trợ kinh doanh theo tháng, quý hoặc năm để tiết kiệm chi phí nhất.

Các câu hỏi về overhead cost

Một số câu hỏi xoay quanh overhead cost được Gofiber tổng hợp và trả lời cho đọc giả như sau:

Vì sao overhead cost lại quan trọng?

Overhead cost được xem là chi phí để điều hành doanh nghiệp, chỉ khi bạn hiểu và quản lý tốt chi phí chung thì doanh nghiệp mới có thể hoạt động tốt. Đặc biệt, loại chi phí này cực kỳ liên quan đến kết quả kinh doanh, doanh nghiệp có lãi và đạt lợi nhuận tốt hay không đều phần nào dựa vào overhead cost chứ không chỉ trên doanh số bán hàng.

Cách tính của overhead cost?

Có nhiều cách tính overhead cost nhưng nhìn chung quy tắc chung của công thức đều là:

Tỷ lệ chi phí chung = Chi phí gián tiếp / Thước đo phân bố.

• Chi phí gián tiếp là chi phí chung.
• Thước đo phân bố bao gồm số giờ lao động hay chi phí máy móc trực tiếp.

Chi phí nào không phải là chi phí chung?

Mọi chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất và bán sản phẩm đều không được tính là chi phí chung. Loại chi phí này có thể là chi phí nhân công, vật liệu sản xuất… và chúng có tên gọi khác là chi phí trực tiếp hay chi phí vận hành.

Tóm lại, bất kỳ nhà kinh doanh nào đều cũng cần tìm hiểu về overhead cost là gì để biết cách tối đa lợi nhuận cho mình một cách tốt nhất. Hy vọng với những kiến thức trên đây, bạn sẽ có cái nhìn khái quát hơn về loại chi phí quan trọng trong kinh doanh này. 

>> Mời bạn tham khảo thêm: Acquisition cost là gì? 10 cách lập chiến lược customer acquisition hiệu quả nhất